Synology ABB备份Outlook PST文件教程：完整备份Outlook电子邮件的分步指南

Outlook作为职场高频使用的邮件客户端，其存储邮件数据的.pst文件（个人文件夹文件）包含了用户所有的收件、发件、草稿与联系人信息，一旦因硬盘损坏、系统崩溃或误删除丢失，将严重影响工作进度。而通过Synology Active Backup for Business（简称ABB） ，可针对性备份Outlook的PST文件，且能通过启用Volume Shadow Copy Service（SMB VSS） 确保备份过程中PST文件不损坏、数据一致。本文将从PST文件基础认知、备份前准备，到两种核心备份方案（支持VSS的文件服务器备份、不支持VSS的整机备份），再到备份验证与问题排查，全面拆解用ABB备份Outlook PST文件的全流程，适配Outlook 2016/2019/365及Windows 10/11、Windows Server 2012+系统。

一、先搞懂：Outlook PST文件的核心信息（备份基础）

在启动备份前，需明确PST文件的作用、默认存储路径及定位方法，避免找不到目标文件导致备份无效。

1.1 PST文件的作用与数据一致性要求

- 核心作用：PST文件是Outlook本地存储邮件的载体，包含所有邮件文件夹（收件箱、已发送邮件、删除项目）、日历、任务与联系人数据，单个PST文件最大支持50GB（Outlook 2016及以上版本）；

- 数据一致性痛点：若直接复制正在使用的PST文件，可能因文件被Outlook占用导致备份文件损坏（无法恢复），因此Synology官方强调：必须启用SMB VSS或通过ABB代理备份，确保备份时PST文件处于“只读快照”状态，避免数据不一致。

1.2 不同Outlook版本的PST文件默认路径

Outlook版本不同，PST文件的默认存储路径存在差异，可通过表格快速定位（若用户手动修改过路径，需按后续步骤查找）：

| Outlook版本 | 适用系统 | 默认存储路径 | 说明 |

|-------------|----------|--------------|------|

| Outlook 2016 | Windows 10/11 | C:Users【用户名】DocumentsOutlook Files | 【用户名】需替换为当前Windows登录账户名（如Admin） |

| Outlook 2019 | Windows 10/11 | C:Users【用户名】DocumentsOutlook Files | 通常以“Outlook.pst”或“【邮箱地址】.pst”命名 |

| Outlook 365 | Windows 10/11 | C:Users【用户名】AppDataLocalMicrosoftOutlook | 路径含隐藏文件夹“AppData”，需先显示隐藏文件 |

| Outlook 2016（Windows Server 2012） | Windows Server 2012/2019 | C:Users【用户名】DocumentsOutlook Files | 服务器版Outlook路径与桌面版一致 |

1.3 手动找到自己的Outlook PST文件（精准定位）

若默认路径未找到PST文件，或手动修改过存储位置，可通过Outlook客户端直接查询：

1. 打开Outlook客户端（确保已登录目标邮件账户）；

2. 点击顶部菜单栏【文件】→【信息】→【账户设置】→【账户设置】（下拉菜单选择）；

3. 在弹出的“账户设置”窗口中，切换到【数据文件】标签页；

4. 列表中“类型”为“Outlook数据文件（.pst）”的条目，即为目标PST文件，点击【打开文件位置】，即可直接跳转至PST文件所在文件夹；

5. 右键点击PST文件→【属性】，记录“位置”路径（如“C:UsersAdminDocumentsOutlook FilesOutlook.pst”），后续备份需用到该路径。

二、备份前必做的3项准备（确保备份成功）

无论是哪种备份方案，都需提前完成以下准备，避免因环境缺失导致操作中断：

2.1 确认Synology ABB与NAS状态

- ABB版本要求：登录DSM→【套件中心】→【已安装】，确认“Active Backup for Business”版本≥2.0.4（支持SMB VSS与PST文件备份优化），若低于该版本，点击【更新】升级；

- NAS存储空间：进入【存储管理器】→【卷】，确保空闲空间≥PST文件大小的1.5倍（如PST文件10GB，需至少15GB空闲空间，预留快照与日志空间）；

- NAS网络连通性：确保存储PST文件的Windows设备（PC/服务器）与NAS在同一局域网，或通过VPN远程连接，在Windows终端输入`ping NAS_IP`（如ping 192.168.1.100），显示“64 bytes from...”即为连通正常。

2.2 确认Windows设备的SMB VSS支持情况

SMB VSS（Volume Shadow Copy Service）是Windows Server 2012及以上版本的功能，用于创建文件快照，确保备份时文件不被占用。需先确认设备是否支持：

| 设备类型 | 系统版本 | 是否支持SMB VSS | 后续备份方案 |

|----------|----------|-----------------|--------------|

| 个人PC | Windows 10/11专业版/企业版 | 支持（需手动启用SMB共享） | 方案1：文件服务器备份（启用VSS） |

| 个人PC | Windows 10/11家庭版 | 不支持（家庭版无SMB VSS功能） | 方案2：ABB代理整机备份 |

| 服务器 | Windows Server 2012及以上 | 支持（默认支持SMB VSS） | 方案1：文件服务器备份（启用VSS） |

| 服务器 | Windows Server 2008 R2及以下 | 不支持 | 方案2：ABB代理整机备份 |

2.3 准备PST文件所在文件夹的SMB共享（方案1必备）

若设备支持SMB VSS，需先将PST文件所在文件夹设置为SMB共享，让NAS能访问该文件夹：

1. 打开Windows文件资源管理器，找到PST文件所在文件夹（如“C:UsersAdminDocumentsOutlook Files”）；

2. 右键点击该文件夹→【属性】→【共享】标签页→【高级共享】；

3. 勾选“共享此文件夹”，在“共享名”处输入共享名称（如“Outlook_PST_Backup”，便于NAS识别）；

4. 点击【权限】→【添加】，输入“Everyone”（或仅添加NAS的IP对应的账户），将“权限”设置为“读取/写入”（确保NAS能读取并备份文件）；

5. 点击【确定】→【应用】，完成SMB共享设置，记录共享路径（格式：`Windows设备IP共享名`，如`192.168.1.101Outlook_PST_Backup`）。

三、方案1：支持SMB VSS时，用ABB文件服务器备份PST文件

适用于Windows 10/11专业版/企业版、Windows Server 2012+设备，通过“文件服务器备份任务”直接备份PST文件，启用VSS确保数据一致，步骤详细到每一步点击位置：

3.1 步骤1：在Windows设备启用SMB文件共享VSS

1. Windows Server 2012+启用VSS：

- 登录Windows Server，打开【服务器管理器】→【添加角色和功能】；

- 在“功能”选项中，勾选“文件服务”→“SMB 1.0/CIFS 文件共享支持”→“SMB 共享的卷影副本”；

- 点击【下一步】→【安装】，安装完成后重启服务器（VSS功能需重启生效）；

2. Windows 10/11专业版启用VSS：

- 打开【控制面板】→【程序】→【程序和功能】→【启用或关闭Windows功能】；

- 展开“SMB 1.0/CIFS 文件共享支持”，勾选“SMB 共享的卷影副本”；

- 点击【确定】，系统提示“需要重启才能应用更改”，点击【立即重启】。

3.2 步骤2：在Synology ABB创建文件服务器备份任务

1. 启动ABB并进入文件服务器备份模块：

- 登录Synology DSM，点击【套件中心】→【已安装】→【Active Backup for Business】→【打开】；

- 在ABB主界面，点击左侧【文件服务器】→【任务列表】→【创建】，启动备份任务向导。

2. 配置文件服务器连接信息：

- 任务类型选择【文件服务器】→【下一步】；

- 输入Windows设备的SMB共享信息：

- 服务器地址：Windows设备的IP地址（如192.168.1.101）；

- 共享文件夹：输入步骤2.3创建的共享名（如“Outlook_PST_Backup”）；

- 用户名/密码：Windows设备的管理员账户（如“Admin”）及密码（需拥有共享文件夹的读写权限）；

- 点击【连接】，系统验证共享文件夹可用性，验证通过后进入下一步。

3. 选择备份源（仅勾选PST文件所在路径）：

- 在“选择备份源”页面，展开共享文件夹（如“Outlook_PST_Backup”），仅勾选包含PST文件的子文件夹（或直接勾选PST文件，如“Outlook.pst”）；

- 关键操作：点击页面底部【高级设置】，勾选“启用SMB文件共享的Volume Shadow Copy Service（VSS）”（若不勾选，会提示“可能导致PST文件备份损坏”，必须启用）；

- 点击【下一步】，确认备份源无误。

4. 配置备份计划与保留策略：

- 备份计划：设置备份频率（推荐“每天”，选择业务低峰期如“22:00”，避免影响Outlook使用）；

- 保留策略：选择“智能保留”（自动保留最近7天、最近4周、最近6个月的备份，节省NAS空间），或“自定义保留”（手动设置保留数量，如保留最近10个备份点）；

- 点击【下一步】，预览任务配置（任务名称、备份源、计划），确认后点击【应用】，完成任务创建。

5. 手动触发首次备份（验证效果）：

- 在ABB【任务列表】中，找到刚创建的“Outlook PST备份任务”，点击【立即备份】；

- 查看备份进度：点击任务右侧【详情】，显示“已备份大小”“剩余时间”，首次备份时间取决于PST文件大小（10GB约需15-20分钟）；

- 备份完成后，状态显示“成功”，无“警告”或“错误”提示，即为备份有效。

四、方案2：不支持SMB VSS时，用ABB代理备份整机（包含PST）

适用于Windows 10/11家庭版、Windows Server 2008及以下设备，这类设备无SMB VSS功能，需通过“ABB代理”备份整机，确保PST文件被完整包含，步骤如下：

4.1 步骤1：在Windows设备安装ABB代理

1. 下载ABB代理安装包：

- 登录Synology DSM→【Active Backup for Business】→【PC/服务器】→【Windows】，点击【下载客户端】，将安装包（如“ActiveBackupforWindows_2.8.0.exe”）拷贝到目标Windows设备；

2. 安装代理并连接NAS：

- 双击安装包，按向导完成安装（默认下一步即可，无需修改配置）；

- 安装完成后，启动“Active Backup for Windows”客户端，输入NAS的IP地址（如192.168.1.100）、DSM管理员用户名及密码，点击【连接】，完成设备与NAS的绑定。

4.2 步骤2：在ABB创建整机备份任务（包含PST文件）

1. 启动备份任务创建：

- 登录DSM的ABB控制台→【PC/服务器】→【任务列表】→【创建】→【PC备份任务】；

- 在设备列表中，找到已绑定的Windows设备（如“PC-Office01”），点击【下一步】。

2. 选择备份源（确保包含PST文件路径）：

- 在“选择备份源”页面，勾选PST文件所在的分区（如“C盘”，因PST默认存于C盘）；

- 点击【添加排除项】（可选），排除C盘中无需备份的大文件夹（如“C:Downloads”“C:WindowsTemp”），仅保留包含PST文件的路径（如“C:UsersAdminDocumentsOutlook Files”），减少备份量；

- 点击【下一步】，确认备份源包含PST文件路径。

3. 配置备份参数（确保PST文件完整）：

- 备份类型：选择“完整备份”（首次备份必须选，后续会自动触发增量备份）；

- 高级设置：勾选“备份打开的文件”（确保Outlook运行时，PST文件仍能被备份，替代VSS功能）；

- 点击【下一步】，配置备份计划与保留策略（同方案1步骤4）；

- 点击【应用】，完成任务创建，手动触发备份，等待完成。

五、备份后必做的2项验证（确保PST可恢复）

备份完成后，需通过“备份状态检查”与“恢复测试”确认PST文件备份有效，避免需要恢复时发现文件损坏：

5.1 检查备份状态与PST文件完整性

1. 查看ABB备份日志：

- 登录DSM→【Active Backup for Business】→【日志】，筛选“任务名称”为目标PST备份任务，查看“备份结果”为“成功”，“备份文件数”包含PST文件（如“1个文件”，对应Outlook.pst）；

2. 验证PST文件大小：

- 进入NAS的【File Station】→【ActiveBackupforBusiness】→【Backups】→目标设备备份文件夹，找到备份的PST文件，查看其大小与Windows设备上的原始PST文件一致（误差≤1MB为正常）。

5.2 执行恢复测试（关键！避免恢复失败）

1. 创建测试恢复任务：

- 在ABB【任务列表】中，找到目标备份任务→点击【恢复】→选择“恢复到原始位置”或“恢复到其他位置”（推荐恢复到其他位置，避免覆盖原始文件）；

- 选择最近的备份点，点击【下一步】→【恢复】，等待恢复完成；

2. 验证恢复的PST文件：

- 找到恢复后的PST文件，双击打开（或在Outlook中【文件】→【打开并导出】→【打开Outlook数据文件】，加载恢复的PST）；

- 确认能正常查看邮件内容（如收件箱邮件数量、附件完整性），无“文件损坏无法打开”提示，即为恢复有效。

六、常见问题解答（覆盖80%备份故障）

Q1：启用SMB VSS时提示“该共享文件夹不支持卷影副本”，怎么办？

A：原因是Windows设备未正确启用VSS功能或共享文件夹所在分区格式不支持，解决方案：

1. 检查分区格式：打开【磁盘管理】（Windows右键点击开始菜单→【磁盘管理】），确认PST文件所在分区格式为NTFS（FAT32不支持VSS），若为FAT32，需备份数据后将分区格式转换为NTFS（命令：`convert C: /fs:ntfs`，C为分区盘符）；

2. 重新启用VSS服务：打开【服务】（Win+R输入services.msc），找到“Volume Shadow Copy”服务，确认“启动类型”为“自动”，“状态”为“正在运行”，若未运行，右键点击【启动】。

Q2：用ABB代理备份整机后，找不到PST文件，怎么处理？

A：原因是备份源未包含PST文件路径，解决方案：

1. 编辑备份任务：进入ABB【任务列表】→目标整机备份任务→【编辑】→【备份源】；

2. 确认勾选PST文件所在的分区（如C盘），并检查“排除项”中是否误排除了“Outlook Files”文件夹，若有，删除该排除项；

3. 保存任务后，手动触发一次完整备份，备份完成后在NAS中查看PST文件是否存在。

Q3：备份的PST文件恢复后，Outlook提示“无法打开，文件可能已损坏”，如何解决？

A：原因是备份时未启用VSS或代理未勾选“备份打开的文件”，导致PST文件被占用损坏，解决方案：

1. 若用方案1（文件服务器备份）：确保已启用SMB VSS，删除旧备份任务，重新创建并勾选“启用VSS”，执行完整备份；

2. 若用方案2（代理备份）：编辑任务，勾选“备份打开的文件”，重新备份；

3. 修复损坏的PST文件：使用Outlook自带的“Scanpst.exe”工具（路径：C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16Scanpst.exe），加载损坏的PST文件，点击【开始】修复，修复后再尝试恢复。

总结

用Synology Active Backup for Business备份Outlook PST文件，核心是“根据设备是否支持SMB VSS选择对应方案”——支持VSS的设备用“文件服务器备份任务”精准备份PST，不支持的用“代理整机备份”确保文件包含，且必须通过VSS或“备份打开的文件”功能保障数据一致性。整个流程需重点关注PST文件定位、VSS启用、备份后验证三个环节，避免因路径错误、功能未启用导致备份无效。

无论是个人PC的Outlook邮件，还是企业服务器的重要业务邮件，通过本文步骤都能实现PST文件的安全备份，即使遭遇数据丢失，也能快速恢复，保障邮件数据不丢失、工作不中断。