Synology MailPlus接收外部邮件教程：Gmail/Outlook备份到NAS的4步实操指南

在日常办公或个人数据管理中，很多用户会使用Synology MailPlus作为NAS上的邮件管理工具，同时又需要将Gmail、Outlook.com等外部邮箱的邮件备份到NAS，避免因外部邮箱故障导致数据丢失。但多数人不清楚如何配置Synology MailPlus的POP3功能，导致无法正常接收外部邮件。

实际上，Synology MailPlus支持通过POP3协议提取外部邮箱的邮件，只需完成“安装套件→启用POP3→配置外部账户→设置收取规则”4个核心步骤，就能实现Gmail、Outlook等邮件的自动备份。本文将针对不同角色（管理员/普通用户）、不同外部邮箱（Gmail/Outlook/Yahoo），提供step-by-step实操指南，同时解答“收不到Gmail邮件”等常见问题，确保你能顺利完成外部邮件备份。

一、前提准备：安装Synology MailPlus套件并确认兼容性

要通过Synology MailPlus接收外部邮件，首先需确保NAS已安装并启用MailPlus套件，且设备兼容该套件——这是所有操作的基础，具体步骤如下：

1. 确认NAS与MailPlus的兼容性

并非所有Synology NAS都支持MailPlus套件，需先验证兼容性：

- 打开浏览器，访问Synology官方兼容性列表（可直接搜索“Synology MailPlus 兼容性”），输入你的NAS型号（如DS920+、DS224+），查看是否在“支持设备”列表中。

- 若型号不在列表中，需升级NAS硬件或选择其他邮件备份方案；若在列表中，继续下一步操作。

2. 安装MailPlus套件

登录Synology DSM管理界面（打开浏览器，输入NAS的局域网IP，如192.168.3.10，输入用户名和密码）：

1. 在DSM主界面点击顶部“套件中心”图标，进入套件商店。

2. 在搜索栏输入“MailPlus”，找到“MailPlus Server”套件（核心服务套件）和“MailPlus Web Client”套件（网页客户端，可选但建议安装，方便操作）。

3. 点击“安装”按钮，等待套件下载并自动安装（过程中需保持NAS联网，安装时间约1-3分钟，取决于网络速度）。

4. 安装完成后，在DSM“主菜单”（左下角图标）中，可看到“MailPlus Server”和“MailPlus”（网页客户端）的图标，说明套件已安装成功。

二、关键步骤：启用Synology MailPlus的POP3提取功能（分管理员/用户角色）

Synology MailPlus的POP3提取功能默认可能未启用，且需区分“管理员”和“普通用户”两种角色操作——管理员负责开启全局功能，普通用户仅需检查功能是否可用。

场景1：若你是NAS管理员（需配置全局POP3权限）

若你拥有NAS的管理员权限（如admin账户），需手动启用“允许用户接收外部POP3服务器邮件”功能，步骤如下：

1. 点击DSM主菜单中的“MailPlus Server”，启动MailPlus服务器管理界面。

2. 在左侧导航栏中，找到“服务”选项并点击，展开服务列表后选择“MailPlus Client”（管理客户端相关功能）。

3. 在“MailPlus Client”设置页面中，切换到“POP3”标签页（部分DSM版本可能在“高级设置”中，需仔细查找）。

4. 找到“允许用户接收来自外部POP3服务器的电子邮件”选项，勾选该复选框（若已勾选则跳过）。

5. 点击页面底部“应用”按钮，系统会弹出“设置已更新”提示，此时全局POP3提取功能已启用，所有用户可开始配置外部邮箱。

场景2：若你是普通用户（仅需检查功能是否可用）

若你使用的是普通用户账户（无管理员权限），无需配置全局功能，仅需确认管理员已开启权限：

1. 点击DSM主菜单中的“MailPlus”（网页客户端），登录你的MailPlus账户（用户名和密码与DSM账户一致）。

2. 在MailPlus网页客户端的右上角，点击你的账户名称（如“user1”），从下拉菜单中选择“设置”选项。

3. 在弹出的“设置”窗口中，查看左侧导航栏是否有“POP3 收取”选项：

- 若能看到“POP3 收取”，说明管理员已启用功能，可直接进入下一步配置外部邮箱；

- 若未看到该选项，需联系NAS管理员（告知“需要启用MailPlus的POP3提取功能”），待管理员配置后再操作。

三、核心配置：外部邮箱（Gmail/Outlook/Yahoo）的POP3权限设置

要让Synology MailPlus提取外部邮件，需先在外部邮箱中开启POP3功能，并生成“应用密码”（多数主流邮箱不支持直接使用账户密码，需专用应用密码保障安全）。以下分3种主流邮箱详细说明：

1. Gmail（Google Workspace）配置

Gmail默认禁用POP3，且需生成“应用密码”才能授权MailPlus访问，步骤如下：

步骤1：开启Gmail的POP3功能

1. 打开浏览器，登录你的Gmail账户（mail.google.com），点击右上角齿轮图标，选择“查看所有设置”。

2. 在设置页面中，切换到“转发和POP/IMAP”标签页。

3. 在“POP下载”模块中，选择“启用POP for所有邮件（包括已存在的邮件）”（或根据需求选择“仅启用POP for收到的新邮件”）。

4. 在“当邮件通过POP被访问时”选项中，建议选择“保留Gmail副本在收件箱中”（避免误删原始邮件），点击页面底部“保存更改”。

步骤2：生成Gmail应用密码

1. 进入Google账户安全设置页面（可直接搜索“Google账户安全”），登录后在左侧选择“安全”。

2. 找到“登录Google”模块，确保“两步验证”已开启（若未开启，需先绑定手机并启用，否则无法生成应用密码）。

3. 开启两步验证后，点击“应用密码”选项（需再次验证身份，如输入手机验证码）。

4. 在“应用密码”页面，“选择应用”下拉框选择“其他（自定义名称）”，输入“Synology MailPlus”，点击“生成”。

5. 系统会生成一个16位的应用密码（如“abcd efgh ijkl mnop”），请立即复制并保存（关闭页面后无法再次查看），后续配置MailPlus时需使用该密码。

2. Outlook.com（微软邮箱）配置

Outlook.com同样需开启POP3并生成应用密码，步骤如下：

步骤1：开启Outlook的POP3功能

1. 登录Outlook.com账户（outlook.live.com），点击右上角齿轮图标，选择“查看所有Outlook设置”。

2. 在设置窗口中，选择“邮件”→“同步电子邮件”选项。

3. 在“POP和IMAP”模块中，找到“POP设置”，确认“允许设备和应用使用POP”已设置为“启用”。

4. 记录页面中的“POP服务器”（如outlook.office365.com）和“端口”（995），后续配置需使用，点击“保存”。

步骤2：生成Outlook应用密码

1. 进入微软账户安全中心（account.microsoft.com/security），登录后点击“高级安全选项”。

2. 找到“应用密码”模块，点击“创建新的应用密码”（需先开启两步验证，若未开启需先绑定手机）。

3. 系统会生成一个8位的应用密码（如“X1Y2Z3A4”），复制并保存，用于MailPlus登录。

3. Yahoo Mail配置

Yahoo Mail需生成专用应用密码并开启POP3，步骤如下：

步骤1：生成Yahoo应用密码

1. 登录Yahoo Mail账户（mail.yahoo.com），点击右上角头像，选择“账户安全”。

2. 在“账户安全”页面，找到“应用密码”选项，点击“生成应用密码”（需先开启两步验证）。

3. “选择应用”下拉框选择“邮件”，“选择设备”选择“其他”，输入“Synology MailPlus”，点击“生成”。

4. 复制生成的应用密码（如“a1b2c3d4e5f6”），保存备用。

步骤2：开启Yahoo Mail的POP3功能

1. 在Yahoo Mail中，点击右上角齿轮图标，选择“更多设置”。

2. 选择“邮件转发和POP/IMAP”，在“POP”模块中，设置“POP访问”为“启用”。

3. 记录“POP服务器”（pop.mail.yahoo.com）和“端口”（995），点击“保存”。

四、最终设置：在Synology MailPlus中配置POP3收取外部邮件

完成外部邮箱的POP3配置后，需在Synology MailPlus中添加外部账户，设置邮件收取规则，具体步骤如下：

1. 登录MailPlus网页客户端

打开DSM主菜单，点击“MailPlus”图标，输入你的MailPlus账户（与DSM账户一致）和密码，进入MailPlus界面。

2. 进入POP3收取设置页面

1. 在MailPlus界面右上角，点击你的账户名称（如“user1@your-nas-domain”），从下拉菜单中选择“设置”。

2. 在“设置”窗口左侧导航栏中，找到并点击“POP3 收取”选项（已确认管理员启用功能的前提下）。

3. 点击“POP3 收取”页面中的“添加”按钮，开始配置外部账户。

3. 填写外部账户信息（分预设供应商/自定义）

在弹出的“添加POP3账户”窗口中，需根据外部邮箱类型填写信息，以下分“预设供应商”和“自定义”两种情况说明：

情况1：外部邮箱是Gmail/Outlook/Yahoo（预设供应商）

1. 电子邮件：输入你的外部邮箱地址（如“example@gmail.com”“user@outlook.com”）。

2. 服务供应商：点击下拉框，直接选择对应的供应商（如“Gmail”“Outlook.com”“Yahoo Mail”），系统会自动填充“POP3服务器”和“POP3端口”（无需手动输入，避免出错）。

3. 用户名：默认与“电子邮件”地址一致，无需修改（若Gmail后续收不到邮件，可参考下文“常见问题”添加“recent:”前缀）。

4. 密码：粘贴之前在外部邮箱中生成的“应用密码”（注意：不是外部邮箱的登录密码，而是专用应用密码，如Gmail的16位密码、Outlook的8位密码）。

5. 检索邮件时始终使用安全连接 (SSL)：默认已勾选，确保勾选状态（通过加密连接收取邮件，保障数据安全）。

6. 删除POP3服务器上的原始副本：默认未勾选，建议保持未勾选（避免删除外部邮箱的原始邮件，双重备份更安全；若有特殊需求，可勾选）。

7. 将收到的邮件保存在：点击下拉框，选择已有的邮箱（如“收件箱”），或点击“新建”创建专用邮箱（如“Gmail备份”，方便分类管理）。

8. 设置POP3收取的范围：根据需求选择，如“收取所有邮件”“收取最近30天的邮件”“收取特定日期后的邮件”，建议首次使用选择“最近7天”测试是否正常。

情况2：外部邮箱是其他品牌（自定义POP3服务器）

若外部邮箱是企业自建邮箱或小众品牌，需手动填写信息：

1. 电子邮件：输入外部邮箱地址（如“user@company.com”）。

2. 服务供应商：选择“自定义POP3服务器”。

3. POP3服务器：输入外部邮箱的POP3服务器地址（需咨询邮箱服务商，如企业邮箱可能为“pop.company.com”）。

4. POP3端口：输入对应的端口（通常SSL端口为995，非SSL端口为110，建议优先使用995并勾选SSL）。

5. 用户名：输入外部邮箱的登录用户名（通常与邮箱地址一致，部分企业邮箱可能为“user”而非完整地址）。

6. 密码：输入外部邮箱的登录密码（若服务商支持应用密码，需用应用密码）。

7. 后续“SSL连接”“删除原始副本”“保存邮箱”“收取范围”设置与“预设供应商”一致。

4. 完成配置并验证

1. 填写完所有信息后，点击“确定”按钮，系统会将该外部账户添加到“POP3 收取”列表中。

2. 关闭“设置”窗口，返回MailPlus主界面，进入你设置的“保存邮箱”（如“Gmail备份”），等待1-5分钟（取决于邮件数量和网络速度），即可看到从外部邮箱提取的邮件。

3. 若能正常看到邮件，说明配置成功；若未看到，可检查“POP3 收取”列表中该账户的“状态”（是否显示“正常”），或参考下文“常见问题”排查。

五、常见问题：Synology MailPlus无法收取外部邮件的2种解决方案

问题1：无法收取Gmail邮件，提示“用户名或密码错误”

原因：Gmail对POP3登录的用户名有特殊要求，或应用密码输入错误。 

解决方案：

1. 进入MailPlus的“设置”→“POP3 收取”，找到你的Gmail账户，点击右侧“编辑”。

2. 在“用户名”栏中，在邮箱地址前添加“recent:”前缀（注意英文冒号，无空格），例如“recent:example@gmail.com”。

3. 重新核对“密码”是否为Gmail的应用密码（确保无空格、无输错），点击“确定”。

4. 等待几分钟后，检查MailPlus的保存邮箱，通常可正常收取。

问题2：能收取邮件，但过滤器不生效（邮件未按规则分类）

原因：根据Synology MailPlus官方说明，通过POP3收取的邮件若发送到“收件箱”以外的邮箱，系统过滤器不会应用。 

解决方案：

1. 进入“POP3 收取”设置，编辑外部账户，将“将收到的邮件保存在”改为“收件箱”。

2. 在MailPlus中设置“收件箱”的过滤器规则（如“来自example@gmail.com的邮件自动移动到‘Gmail备份’邮箱”），确保过滤器生效。

六、注意事项：保障Synology MailPlus外部邮件备份的安全与稳定

1. 定期更新应用密码：外部邮箱的应用密码建议每3-6个月更新一次（在对应邮箱的安全设置中操作），避免密码泄露导致数据风险。

2. 控制收取邮件范围：首次配置时建议选择“最近7天”的邮件测试，若正常再扩大范围（如收取所有邮件），避免一次性收取大量邮件导致NAS卡顿。

3. 备份原始邮件：除非有明确需求，否则不要勾选“删除POP3服务器上的原始副本”，确保外部邮箱和NAS双重备份，降低数据丢失风险。

4. 仅提取收件箱邮件：Synology MailPlus仅能从外部邮箱的“收件箱”提取新邮件，若外部邮箱有“归档”“草稿”文件夹的邮件，需先移动到“收件箱”才能收取。

总结

通过“安装MailPlus套件→启用POP3功能→配置外部邮箱→设置收取规则”4个步骤，即可实现Synology MailPlus接收Gmail、Outlook、Yahoo等外部邮件的需求，轻松将外部邮件备份到NAS，保障数据安全。

若在操作中遇到问题，可优先参考Synology官方知识库（原文链接：https://kb.synology.cn/zh-cn/DSM/tutorial/How_should_I_receive_external_email_messages_via_MailPlus），或联系Synology技术支持获取进一步协助。按照本文步骤操作，即使是新手也能在15-30分钟内完成配置，实现外部邮件的自动化备份。